 |
| Foto: Kelola e-Meterai Perusahaan, ezSign Dorong Sistem Terpusat. (dok/ist) |
Jakarta, JejakSiber.com — Pengelolaan e-Meterai menjadi salah satu bagian yang perlu diperhatikan perusahaan dalam memastikan proses administrasi dokumen berjalan tertib. Ketika pembelian, penggunaan, dan pencatatan e-Meterai dilakukan oleh berbagai unit secara terpisah, perusahaan berpotensi kesulitan memantau saldo maupun riwayat penggunaannya.
ezSign for Business menawarkan pendekatan pengelolaan secara terpusat melalui satu akun perusahaan. Sistem tersebut memungkinkan saldo, pemakaian, kewenangan, serta riwayat pembubuhan e-Meterai berada dalam satu pengelolaan.
Dalam keterangan yang diterima redaksi, Senin (28/9/2026), pengelolaan e-Meterai yang tersebar di bagian keuangan, legal, maupun cabang dapat menimbulkan sejumlah persoalan. Di antaranya saldo yang sulit dipantau, dokumen tertahan karena kuota habis, hingga pencatatan penggunaan yang tidak tertata.
Persoalan lain dapat muncul ketika e-Meterai dibubuhkan pada dokumen yang sebenarnya tidak memerlukannya. Kondisi tersebut menyebabkan kuota terpakai, sementara dokumen harus diterbitkan kembali apabila terjadi kesalahan.
Karena itu, pemusatan pengelolaan dinilai dapat membantu perusahaan melakukan pengawasan penggunaan e-Meterai sekaligus mempermudah penelusuran data.
Selain saldo, perusahaan juga perlu mencatat siapa yang menggunakan e-Meterai dan pada dokumen apa pembubuhan dilakukan. Informasi tersebut menjadi penting ketika terjadi lonjakan penggunaan dan perusahaan perlu melakukan pemeriksaan terhadap riwayat transaksi.
Tidak Semua Dokumen Wajib Bermeterai
Pemahaman mengenai jenis dokumen yang memang terutang bea meterai juga menjadi bagian penting dalam pengelolaannya.
Berdasarkan ketentuan perundang-undangan mengenai Bea Meterai, tidak seluruh dokumen perusahaan wajib dibubuhi meterai. Beberapa dokumen tertentu, termasuk dokumen yang memuat jumlah uang dengan nilai sesuai batas yang ditentukan dalam peraturan, dapat menjadi objek bea meterai.
Dalam praktik perusahaan, dokumen seperti perjanjian kerja sama dan kontrak dengan nilai transaksi tertentu, surat pernyataan atau dokumen yang digunakan sebagai alat bukti, serta dokumen keuangan tertentu dapat memerlukan pembubuhan meterai sesuai ketentuan yang berlaku.
Sementara itu, dokumen administratif internal seperti memo atau surat tugas pada umumnya tidak termasuk dokumen yang wajib dibubuhi meterai. Perusahaan disarankan memastikan ketentuan yang berlaku sebelum menggunakan kuota e-Meterai.
Kewenangan Perlu Diatur
Pengelolaan dalam satu akun juga memungkinkan perusahaan membedakan kewenangan setiap pengguna. Misalnya, terdapat pihak yang bertugas meninjau, menyetujui, hingga membubuhkan meterai atau melakukan tanda tangan elektronik.
Pemisahan kewenangan tersebut diperlukan agar dokumen tidak diproses oleh pihak yang tidak memiliki kewenangan.
Pengelolaan kewenangan e-Meterai juga tidak harus disamakan dengan kewenangan tanda tangan elektronik. Keduanya dapat diatur secara terpisah berdasarkan tanggung jawab masing-masing pengguna dalam alur dokumen perusahaan.
Untuk membangun sistem tersebut, perusahaan dapat memulai dengan menetapkan admin yang bertanggung jawab terhadap saldo, memetakan dokumen yang memerlukan meterai, mengatur peran setiap pengguna, melakukan pengisian saldo secara terencana, serta memantau pemakaian melalui dasbor akun.
Pengisian saldo juga disarankan tidak dilakukan hanya ketika kuota hampir habis. Perusahaan perlu memperhitungkan periode dengan aktivitas dokumen tinggi, seperti masa tutup buku atau periode tender.
Kesalahan Pembubuhan Perlu Dicegah
Salah satu risiko dalam penggunaan e-Meterai adalah kesalahan pembubuhan pada dokumen. Ketika meterai telah digunakan, kuotanya telah terpakai sehingga kesalahan tersebut dapat menyebabkan perusahaan harus menyiapkan kembali dokumen yang bersangkutan.
Urutan proses antara pembubuhan meterai dan tanda tangan elektronik juga perlu diperhatikan sesuai prosedur yang berlaku. Selain itu, dokumen elektronik yang telah selesai diproses sebaiknya tetap disimpan dalam bentuk file asli.
Pencetakan dokumen dapat menghilangkan data elektronik yang berkaitan dengan meterai maupun sertifikat penandatangan. Karena itu, pengarsipan dokumen digital menjadi bagian penting dalam menjaga integritas dan kemudahan penelusuran dokumen.
ezSign merupakan layanan dari PT Solusi Identitas Global Net yang bergerak dalam layanan sertifikasi elektronik. Layanan yang ditawarkan mencakup sertifikat elektronik, tanda tangan elektronik, e-Meterai, serta pencatatan aktivitas dokumen dalam satu akun.
Melalui pengelolaan secara terpusat, perusahaan dapat membangun alur administrasi dokumen yang lebih terdokumentasi, mulai dari pengaturan saldo, pembagian kewenangan hingga pemantauan riwayat penggunaan e-Meterai.
Namun, kebutuhan pembubuhan meterai tetap perlu disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Untuk memastikan suatu dokumen wajib atau tidak wajib dikenakan bea meterai, perusahaan dapat melakukan konsultasi dengan pihak yang memahami aspek perpajakan maupun hukum.(*)
Editor: Js
